Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности — необходимое условие для сдачи отчетов по ТКС в Пенсионный фонд. Мы расскажем вам о том, где взять бланк для заявления в фонд и какие сведения в нем нужно указать.

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• ОДВ-1;
• СЗВ-ИСХ;
• СЗВ-КОРР.

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

• в виде документов в бумажной форме;
• электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда .

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

• ОГРН;
• юридический и фактический адреса страхователя;
• его регномер в ПФР;
• расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
• прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

С наступлением очередного срока сдачи отчетности, каждый бухгалтер задумывается о способах оптимизации трудовых и временных затрат, связанных со сдачей отчетов по персональному учету в Пенсионный фонд.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как правило, учет зарплаты и связанных с ней налогов/взносов, ведется в специальных программах по ведению бухгалтерского учета. Это может быть как известная каждому бухгалтеру программа 1С-Бухгалтерия, 1С: Камин, так и малоизвестные, но доступные по своему бюджету программы в помощь малому бизнесу: ВС-Бухгалтерия, ВС-Предприятие, Инфо-Старт и др.

Хорошо, если на предприятии стоит лицензионное программное обеспечение. Тогда бухгалтеру не придется ломать голову, как сдать отчетность на актуальных бланках и выгружать на электронных носителях правильно сформированные отчеты. Но бывают ситуации, когда программное обеспечение не обновляется, а учет ведется и вовсе «вручную».

Тогда на помощь бухгалтеру приходят программы готовящие отчетность в Пенсионный фонд, бесплатно выложенные на страничках сайта вышеуказанной организации www.pfrf.ru в рубрике Работодателям: Бесплатные программы.

С этими программами справится даже новичок в области бухгалтерского дела. Там же предоставлена и бесплатная программа проверки отчетности на ошибки и КЛАДР.

Отчётность также можно предоставлять с помощью специализированного оператора связи. Списки аккредитации таких организация указаны на сайте налоговой инспекции каждого региона. Это, хотя и самый затратный, но наиболее удобный способ сдать отчетность.

Среди плюсов использования электронной сдачи отчетности можно отметить такие:

• это просто и быстро;
• отчетность сдается «с места» – не нужно тратить время на дорогу и ожидание в очереди;
• отчетность сдается до 24.00 часов (к сравнению, пенсионный фонд работает лишь до 18 часов вечера), что позволяет успеть отправить отчет без опоздания, а значит и без штрафов за несвоевременно сданную отчетность.
• в случае «отъезда» печати организации – не нужно бегать искать руководителя, чтобы поставить печать на бумажном бланке отчетности и т.п.

Минусы сдачи отчетности с помощью телекоммуникационных систем:

• сравнительная дороговизна подключения к системам операторов ТКС;
• в случае, если вы вдруг вынуждены будете отправить отчет «вживую» (не будет интернета, например) – у вас его не примут, мотивируя это тем, что Пенсионный фонд заключил с вашей компанией договор об электронном обмене документами, а значит, сотрудники фонда не могут принять отчет на бумажном или любом другом носителе, кроме как по интернету.

Принимая решение о том, подключать или нет электронную отчетность, учтите, что, если штат вашей компании превышает численность свыше 50 человек (а с 2019 года лимит будет 25 человек), то вы ОБЯЗАНЫ отправлять в ПФР отчетность лишь по электронке(!).

Разберемся с подключением и отправкой отчетов в ПФР поэтапно, а также решением некоторых вопросов, возникающих при этом.

Перечень отчетов, которые можно отправить в электронном виде

Прежде чем сдавать в ПФР электронную отчетность, необходимо определиться, является ли ваш бизнес плательщиком страховых взносов.

Согласно закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, таковыми являются:

• различные организации – юридические лица;
• индивидуальные предприниматели;
• физические лица, не зарегистрированные как субъекты бизнеса (не ИП);
• адвокаты и нотариусы, кто занимается частной практикой, а также индивидуальные предприниматели (ПБОЮЛ), которые не производят выплат и других вознаграждений физическим лицам – обычное самостоятельно занятое население.

В случае если у ИП отсутствуют какие-либо работники, то никаких отчетов сдавать ему не нужно.

Сдавать в ПФР электронную отчетность довольно просто: сначала формируется нужная вам отчетность в любой программе (из перечисленных выше) и затем ее можно отправить по каналам ТКС.

Операторы ТКС предоставляют возможность отправки следующих отчетов:

1. Форма РСВ-1 – производит расчет начисленных и уплаченных страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию (в ПФ РФ) и по обязательному медицинскому страхованию (в ФФОМС) для плательщиков страховых взносов, кто производит выплаты и иные вознаграждения для физических лиц.
2. Форма СЗВ-6-4 – формируется по данным персонучета – это информация о сумме выплат, о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (начисленных и уплаченных) и о страховом стаже работника.
3. Форма АДВ-6-2 – представляет собой опись, передаваемых страхователем в ПФР, сведений – фактически это приложение к форме СЗВ 6-4.
4. Форма АДВ-6-5 – опись, передаваемых страхователем в ПФР, документов.

Что для этого нужно?

Подготовив все эти вышеуказанные формы – можно смело отправлять эти отчеты по ТКС, предварительно выгрузив их из своих программ учета, или же перенеся данные учета в нужные формы прямо в программе оператора ТКС.

Не стоит и забывать о том, что все выгруженные данные стоит прогонять через специальную программу для проверки отчетности.

Учтите, что у каждого оператора ТКС свое программное обеспечение, и уже на этапе подключения к выбранному оператору специализированной связи, стоит поинтересоваться и максимально возможно изучить их программы.

Подключение к системе

Для подключения к системе выбранного оператора специализированных средств связи, необходимо с ним заключить договор на оказание услуг спецсвязи и оплатить выставленный счет. После этого специалисты фирмы придут в ваш офис и установят свое программное обеспечение, произведут необходимые настройки и обучат работе со своим ПО. Как правило, для заключения договора, большинство операторов просят предоставить им ряд документов.

Не обойтись без таких, как:

• копия свидетельств о постановке на учет и о регистрации;
• копия выписки из ЕГРЮЛ;
• копия учредительного договора / устава;
• приказ о назначении директора

Программное обеспечение

Наиболее часто используется программное обеспечение «Сбис+ – электронная отчетность» и «Фельдъегерь», а также приобретает популярность и программный комплекс «Астрал-отчет». Однако на рынке специализированных услуг операторов связи появляются все более новые предложения с иным ПО.

Поэтому, к выбору оператора связи следует подходить с точки зрения не только стоимости его услуг, но и разносторонне изучив вопрос о предоставляемом при оказании услуг связи ПО. Немаловажно и то, присутствует ли в модуле и программа проверки отчетности.

В интернете полно информации о подобном программном обеспечении, можно также поинтересоваться об их плюсах и минусах у пользователей той или иной системы.

Более мелкие поставщики услуг ТКС могут предоставлять даже такие услуги, как подключение к сдаче лишь одного отчета за небольшую плату. Однако при этом нет никакой гарантии, что ваша отчетность будет сдана в срок и без каких-либо непредвиденных ошибок.

Сдача отчётности

Отчетность в ПФР должна сдаваться поквартально и в установленные законом сроки: до 15 числа, следующего за отчетным периодом, месяца. Это нужно понимать так, что отчетность, к примеру, за 1 квартал, должна быть сдана в ПФР электронная отчетность до 15 апреля.

Сроки

Любая отчетность в ПФР, будь она в электронном виде или распечатана на бумаге, должна быть подана до 15 числа, следующего за отчетным периодом, месяца. Это нужно помнить, отправляя отчетность и в электронном виде: не стоит ждать до последнего момента сдачи.

Несмотря на то, что в ПФР электронная отчетность сдается до полуночи установленной даты, лучше сдать ее парой дней раньше.

Это позволит вовремя исправить ошибки в самой отчетности, из-за которых она может быть не принята в срок, а значит избежать пеней и штрафов.

Отчетность с ошибками

В случае, если система выдает вам что в файле передаваемой отчетности содержатся ошибки, следует смотреть на критичность этих ошибок.

Самый верный способ избежать ошибок – это воспользоваться бесплатной программой проверки отчетности на ошибки.

Данная программа проверки предоставлена на сайте ПФР России абсолютно бесплатно.

Также некоторые операторы спецсвязи предварительно проверяют отчетность перед отправкой ее в соответствующие структуры с помощью этих или своих программ. И лишь затем, либо отправляют отчеты в ПФР, либо перенаправляют ее налогоплательщику для исправления с выделением ошибок в отчетности.

Что делать, если сбой интернета?

В случае если вы не можете отправить отчетность (в связи с отсутствием интернета, по независящим от вас причинам) виртуально, есть возможность подать отчетность несколькими иными способами. Осуществить отправку при невозможности доступа к сети Интернет (если вы заключили договор ПФР об электронном документообороте) можно либо «живьем», либо по почте.

Однако органы ПФР считают, что при заключении данного договора документооборота, вы не можете сдавать отчетность им никаким другим способом, и могут не принять отчетность ни «вживую», ни в «почтовом» виде.

Если вы не готовы оспаривать их мнение в суде, то лучше всего воспользоваться услугами своего же или иного оператора и отправить свою отчетность с помощью любого оператора специализированной связи в платном порядке из определенной точки. Такие точки, как правило, располагаются в любом городе вблизи всех органов сдачи отчетности во все структуры.

Несмотря на то, что теперь администрированием страховых взносов занимается налоговая инспекция , некоторую отчетность страхователи будут по-прежнему сдавать в свое отделение ПФР, да и по взносам за 2016 год отчитаться нужно не в ИФНС, а в фонды. Отчеты могут представляться как на бумаге, так и электронным способом. В каких случаях нужно сдавать в ПФР электронную отчетность, как сдавать пенсионные отчеты через интернет - эти и другие вопросы мы рассмотрим в нашей статье.

Когда отчеты в ПФР нужно сдавать электронно

В 2017 году все страхователи в последний раз должны отчитаться в ПФР по форме РСВ-1 за 2016 год , и продолжат ежемесячно представлять сведения СЗВ-М , а по окончании 2017 года должны будут сдать ежегодный отчет о страховом стаже сотрудников.

Статья 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ предписывает сдавать каждый отчет в ПФР электронно работодателям, которые представляют сведения о 25 и более работниках, в том числе и о трудящихся по договорам ГПХ , с чьих доходов должны уплачиваться страховые пенсионные взносы. Если число лиц, о которых отчитывается страхователь, меньше, то отчетность можно заполнить и сдать как электронно, так и в бумажном варианте – по желанию самого страхователя.

Сдача отчетности в ПФР через интернет

Электронная форма предполагает, что отчетность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), чем освобождает страхователя от представления распечатанного бумажного документа. Получить сертификат ЭЦП можно в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ.

Заполнить электронную форму и проверить правильность ее подготовки можно, например, в личном кабинете на сайте ПФР , или скачать там же одну из бесплатных проверочных программ, а также с помощью иного доступного программного обеспечения. Сдается отчет в ПФР в электронном виде одним из двух способов:

• в виде файла на съемном магнитном носителе (дискета, флешка), но при этом придется нанести визит в отделение ПФР, где этот файл сотрудники фонда скопируют в свою базу;
• передать файл отчета через интернет по спецканалам связи (ТКС), при этом посещать ПФР не нужно.

Чтобы иметь возможность отправлять отчетность по ТКС, нужно подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО) в ПФР. Сдавать отчетность таким способом в госорганы можно только через специальных операторов связи, перечень которых можно найти на региональных сайтах Пенсионного фонда.

Как подключиться к системе ЭДО ПФР

Общая схема подключения к системе ЭДО Пенсионного фонда включает следующие действия:

• Сначала нужно написать заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Заявление заполняется в одном экземпляре и подается в свое отделение Фонда.
• Также следует заполнить Соглашение с ПФР об обмене электронными документами в системе ЭДО по ТКС. Нужно подготовить два экземпляра, каждый из которых подписывает то лицо, на которое оформлена электронная подпись, в организации это обычно руководитель. Если соглашение подпишет главный бухгалтер или иной сотрудник, действующие по доверенности, то ЭЦП должна быть оформлена и на них, а к соглашению прикладывается сама доверенность. Оба экземпляра соглашения на сдачу электронной отчетности в ПФР направляются в свое отделение, затем один из них, подписанный представителем Фонда, возвращается страхователю.

Актуальные шаблоны указанных документов можно найти на сайте своего регионального отделения ПФР или в самом отделении, и там же уточнить информацию о действующем порядке оформления договора с Пенсионным фондом на электронную отчетность.

Порядок передачи отчетности через интернет

Когда все документы с ПФР оформлены и заключен договор со спецоператором, страхователь сможет передавать свою пенсионную отчетность по ТКС. Процедура передачи включает в себя следующие шаги:

• заполняется отчетная форма и по установленному формату формируются файлы отчета;
• проверяется правильность заполнения отчета при помощи программ проверки (бесплатные программы можно скачать на сайте ПФР);
• если протокол проверки выдал ошибки, их нужно исправить;
• отчетные файлы проверяются антивирусом и подписываются ЭЦП уполномоченного лица;
• файлы отправляются в ПФР.

В подтверждение факта отправки, страхователь получает от ПФР электронную квитанцию о доставке отчета. Если в квитанции указано, что отчет некорректный, то нужно устранить причины ошибок и отправить отчет заново. Если отчет заполнен и отправлен правильно, то приходит квитанция о том, что документ Пенсионным фондом принят.

Как видим, электронная отчетность, по сравнению с бумажным документооборотом, позволяет не только экономить время при сдаче отчетности, но и оперативно исправлять допущенные ошибки в отчетности, направляемой в ПФР.

Неважно, где вы составляете отчеты — в Экстерне или в другой специализированной программе, проверьте их в нашей системе перед отправкой в ПФР.

Экстерн укажет на ошибки и неточности в формах отчетности. С помощью подсказок системы электронной отчетности вы легко исправите ошибки и отчитаетесь в Пенсионный фонд с первого раза.

В Экстерне только актуальные бланки действующей отчетности. Также для вашего удобства в системе находятся все необходимые для заполнения форм справочники и классификаторы (в том числе КЛАДР).

Система обновляется автоматически и своевременно. Вы можете быть уверены, что все формы актуальны.

Кто должен отчитываться в ПФР?

ИП или организация с сотрудниками должны сдавать определенную отчетность в ПФР.

Представить отчетность можно на бумаге, если численность вашей компании до 25 человек включительно.

Если данный порог превышен, ПФР ждет отчетность в электронном виде.

Электронный документооборот: как подключиться?

Чтобы начать обмениваться с фондом электронными документами, страхователь должен подключиться к электронному документообороту. Подключение происходит после подписания комплекта необходимых документов.

Для начала электронного документооборота страхователю потребуется следующие документы:

• заявление;
• соглашение с ПФР.

Специальное заявление в ПФР на подключение электронной отчетности заполняется на утвержденном бланке. Кроме того, Пенсионному фонду нужно представить заполненный бланк соглашения.

Бланк заявления и соглашения можно найти на сайте ПФР .

ПФР рассмотрит заявление на электронный оборот и выдаст страхователю подписанное соглашение. Соглашение составляется в двух экземплярах, в нем ставят подписи страхователь и представитель Пенсионного фонда. Только после этого можно отправлять отчетность в ПФР в электронном виде.

Какие формы можно сдать через Экстерн?

В Экстерне вы найдете все обязательные формы для подачи в Пенсионный фонд.

С 2017 года остался лишь один отчет, который нужно сдавать систематически. Эта форма называется СЗВ-М . Сдавать ее нужно один раз в месяц до 15-го числа.

Предлагаем страхователям воспользоваться возможностями телекоммуникационных каналов связи для представления формализованной отчетности в ПФР и обмена любыми неформализованными письмами в виде прикрепленных файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью.

Включение организации в систему электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР) позволит:

• Сократить время на сдачу отчетности.
• Получить по электронной почте протокол проверки (в случае наличия ошибок в переданных файлах).
• Получить подтверждение юридически значимого факта своевременной сдачи отчетности в ПФ.
• Исключить представление отчетности в бумажном виде.

Для того, чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо:

• Иметь почтовый ящик с Интернет-адресом.
• Заключить соглашение (договор) между страхователем и организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Заключить Соглашение с Отделением ПФР об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Включение в систему ЭДО ПФР проводится на безвозмездной основе (бесплатно).
• Провести тестирование с ПФР.

Порядок заключения Соглашения между страхователем и ПФР:

• Страхователь заключает соглашение (договор) с организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Страхователь готовит файл текста Соглашения с ПФР в электронном виде, воспользовавшись предложенным ниже бланком, при этом заполняются реквизиты своей организации. Наименование файла: «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: Соглашение. 063-005-000111 Формат файла - MSOfficeWord, расширение.doc.
• Используя программное обеспечение, предоставленное организацией - удостоверяющим центром направляет файл Соглашения в виде первой (тестовой) посылки, подписанной ЭП. Отправка осуществляется в виде прикрепленного неформализованного документа. При настройке программного обеспечения, в качестве реквизита номера соглашения с ПФР указывается условный номер, например 0000.
• Отделение ПФР, получив файл Соглашения регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью должностного лица, в приложении указывается номер и дата Соглашения.

Получение страхователем от ПФР подписанного ЭП файла Соглашения означает, что система обмена информацией прошла успешную проверку, готова к обмену данными, подлинность сертификата ключа ЭП установлена.

Представление отчетности через уполномоченных представителей:

Для страхователей с малой численностью работающих и использующих услуги налоговых агентов для представления отчетности в ИФНС появилась возможность представления отчетности в ПФР через уполномоченных представителей. Взаимодействие страхователей, уполномоченных представителей и ПФР изложено во Временном порядке по привлечению уполномоченных представителей страхователей для представления отчетности в территориальные органы ПФР Новгородской области по электронным каналам связи с ЭЦП. Уполномоченные представители представляют в ПФР Список обслуживаемых страхователей .

Шаблоны основных документов СЭД ПФР: