Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом - следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Делопроизводство и документооборот

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.

Этапы

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

• Выполнение проекта документа.
• Согласование.
• Подписание проекта.
• Присвоение даты и номера.
• Регистрация и исполнение.
• Доведение информации до исполнителей и контроль.
• Выполнение предписаний.
• Оформление и хранение.
• Уничтожение или перенос в архив.

По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Виды

Существуют и другие виды документооборота:

• Восходящий - от работников к начальству.
• Нисходящий - от руководителей к персоналу.
• Горизонтальный - с равными должностями.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Судебное делопроизводство

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.

Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.

Работа секретаря

Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.

По форме и работе учреждение бывает:

• Централизованным - секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
• Децентрализованным - сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
• Смешанным.

Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.

Инструкция

Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.

Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.

Ведение делопроизводства

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.

Принципы кадрового делопроизводства

Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.

В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.

Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.

Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.

Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:

Грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.

Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.

Организационно-правовые моменты

Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.

Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

Выделяют следующие виды делопроизводства:

• общее - ведение общих документов;
• специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

1. Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
2. Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

• разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
• разрабатывать и проектировать бланки;
• проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
• регулировать ход исполнения документов;
• составлять тексты;
• разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
• контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

• регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
• передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
• регистрируйте принятие документа в работу;
• ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
• передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
2. Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если: между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение; организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение; налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов; исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела.

Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.

Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации.

Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ).

Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации.

• Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
• Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
• Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.